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医药导报, 2016, 35(增刊): 184-185
doi: 10.3870/j.issn.1004-0781.2016.z1.091
电子化药品物流平台中条形码扫描管理的持续性改进
金樑, 杨传敏, 钱亚菲

摘要:

目的 探讨电子化药品物流(eSP)平台中条形码扫描管理的持续性改进,提高入库验收比例。方法 通过PDCA循环的方法进行数据统计,提高ePS平台上入库验收的准确性和比例。结果 通过PDCA的方法提高了ePS平台上入库的准确性和比率。目标达成率89.09%; 进步率75.38%。结论 通过PDCA方法对ePS平台中条形码扫描管理进行持续性改进,提高了入库验收比例,保证了临床用药安全。

关键词: ePS平台 ; 条形码扫描 ; 持续性改进

Abstract:

为加强药品质量管理,我院中药房凭借医院电子化药品物流(electronic pharmaceutical supplies,eSP)平台为优势,制订了专业的药品条形码扫描流程,随着ePS平台扫描日益成熟,笔者针对中药房条形码扫描管理中遇到的问题进行了持续改进,争取把这套管理系统的作用发挥最大化[1]

1 ePS平台运行条件
1.1 硬件与软件的开发

普通计算机1台(奔腾Ⅳ处理器及以上CPU,1 G以上内存,160 G以上硬盘空间,以Windows XP为开发平台);掌上计算机(MC50);无线AP1台(采用NETGEAR 54 Mbps wireless Access point WG602 v3)。

1.2 ePS平台与医院信息系统(Hospital Internet System,HIS)对接

ePS平台信息与医院HIS系统信息共享,系统连接后无线信号增强,可供扫描的面积大幅增加,信号稳定性增强,数据传输更加通畅,有利于大批量条码扫描[2]

2 中药房物流在ePS平台扫描持续改进
2.1 流程

利用ePS平台进行大规模的条形码扫描如今中药房的物流流程如下:通过ePS平台发出采购计划,供应商根据采购计划打印条形码(包括大包装、中包装、小包装),中药房根据条形码验收入库,门诊窗口根据验收的条形码扫描,发给患者。条形码的信息准确非常重要[3]。见表1。

表1 中药房改善前扫描入库比率(2014年11月-2015年4月)
日期 部 门 一级库扫描
出库条码数量
二级库扫描
入库条码数量
比例/%
2014年11月 H中药房门诊 2 723 2 671 98.09
2014年12月 H中药房门诊 3 125 3 012 96.38
2015年1月 H中药房门诊 2 559 2 510 98.09
2015年2月 H中药房门诊 2 861 2 781 97.20
2015年3月 H中药房门诊 3 861 3 752 97.18
2015年4月 H中药房门诊 3 025 2 984 98.64

表1 中药房改善前扫描入库比率(2014年11月-2015年4月)

2.2 资料来源

数据来自2015年5月1日—2015年5月30日的供应商或一级库房到中药房入库数据(共14次),通过ePS系统生成统计得到,根据当时发生情况采集数据后,记入样本。漏扫(送)和条码缺失比较常见,造成入库不完全。所以在验收时尽量一次性扫描完成,提高工作效率,防止有内差发生,保证用药安全。见表2。

表2 查检表
原 因 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 总计
重复贴码 1 1 0 0 1 0 0 0 2 0 1 0 1 0 7
条形码缺失 3 2 1 3 1 2 1 2 2 0 2 1 0 1 21
条形码无法扫描 0 1 0 1 1 0 1 0 2 0 1 0 1 1 9
漏扫(送) 2 2 1 1 2 1 1 2 5 3 2 0 2 0 24
硬件故障 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 2
软件故障 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 4

表2 查检表

2.3 数据统计结果

表3。

表3 改善前柏拉图数据分析
排序 主要原因 发生频次 累计百分比/%
1 漏扫(送) 24 36.92
2 条形码缺失 21 69.23
3 条形码无法扫描 9 83.08
4 重复贴码 7 93.85
5 软件故障 4 100.00
合计 65 100.00

表3 改善前柏拉图数据分析

2015年5月1日—5月30日的检查数据表明,漏扫(送)、条形码缺失,条形码无法扫描、重复贴码、软件故障是导致ePS验收入库比率高的原因,根据80/20法则,本次项目确定改进的重点是漏扫,条形码缺失,条形码无法扫描3项,由于条码缺失、无法扫描这2项中药房通过软件公司对医药公司的业务加强指导之后,有明显改善,所以本次改进中药房重点选取其中的漏扫(送)一项。

2.4 改善目标值<10个未入库品种

目标设定理由:入库的准确性达到100%说明药库或供应商的所有出库品种和箱数与门诊收到的完全吻合,否则相差一个品种就要用大量的时间查找原因和对账,影响正常工作进展。 改善幅度=(改善前-目标值)/改善前×100%=(65-10)/65×100%=84.62%。

2.5 要因分析选定

全体组员就每一对策方案依可行性、经济性、小组解决能力匹配度3项进行评分(优5分、差1分),3项分数之和,即为该对策方案的总分。10分以上为可实施对策,每项主要原因选出一个实施对策。对策采纳表示为“√”,未采纳表示为“×”,将采纳对策安排人员扫描实施(图1,表4)。

图1 要因分析

表4 对策方案打分
要 因 对策方案 总分 采纳
忘扫条码 双人核对 8 ×
扫描人员不更换 14
装卸混乱 督促工人摆放整齐 13
按照次序扫描 6 ×
药品摆放不合理 尽量保证有条码的面朝上 6 ×
同一药品分开装 同供应商商讨同一药品放在一个周转箱内 8 ×
所贴二维码清晰可扫描 12

表4 对策方案打分

2.7 改善后结果

根据对策方案实施后,数据来自2015年6月1日—30日的供应商和一级库房到中药房入库数据,通过ePS系统生成统计得到,根据当时发生情况采集数据后,记入样本。见表5。

表5 改善后的柏拉图数据分析
排序 主要原因 发生频次 累计百分比/%
1 漏扫(送) 6 37.50
2 条形码缺失 4 62.50
3 条形码无法扫描 3 81.25
4 重复贴码 2 93.75
5 软件故障 1 100.00

表5 改善后的柏拉图数据分析

2.8 实际达成率

目标达成率=(改善后- 改善前)/(目标值-改善前)×100%

=(16-65)/(10-65)× 100%

= 89.09%

进步率=(改善前- 改善后)/ 改善前 × 100%

=(65-16)/65× 100%

=75.38%

2.9 持续改进后效果

表6。

表6 改善后(2015.7-2015.12月)扫描入库百分比
日期 部 门 一级库出库
条码数
二级库扫描
入库条码数
百分比/
%
2015年7月 H中药房门诊 2 541 2 531 99.61
2015年8月 H中药房门诊 2 896 2 882 99.52
2015年9月 H中药房门诊 3 025 3 020 99.83
2015年10月 H中药房门诊 3 026 3 011 99.50
2015年11月 H中药房门诊 3 329 3 315 99.58
2015年12月 H中药房门诊 3 187 3 180 99.78

表6 改善后(2015.7-2015.12月)扫描入库百分比

3 讨论

通过这次中药房持续改进项目的实施与进展,笔者从中学会了用P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)去解决问题的方法,通过人力资源的培训,笔者结合自己的专业,争取把流程设计的更加合理。特别是对策实施阶段,大家合理分工,把要做的工作尽量做到细化,逐渐提高ePS验收入库比率,通过持续性改进,意识到有些工作上碰到的问题看似简单,但要真正做好确有一定的难度。为了提高条形码扫描入库比率,多次与供应商和药库协商对策,在软件公司和相关部门大力支持下,更改了很多以往的习惯陋习,把操作做到更加规范化标准化,并在药房中推行,不仅工作更加顺畅,制度也有了一定的补充与进步。中药房的ePS验收入库比率得到了大幅度的提高,这样不仅产生一定的经济效应,也使验收的压力大大减轻,通过这些标准化操作后,遗留问题大幅度减少,为用药安全增加有力的保障[4-5]

The authors have declared that no competing interests exist.

参考文献

[1] 沈烽, 张健, 刘佳. 医院药库药品仓位的科学化管理[J]. 中国药房,2003, 14(2):80.
[本文引用:1]
[2] 杨传敏. 电子化药品物流饮片管理系统在小包装饮片调配中的应用[J].医药导报,2012,31(9):137-138.
[本文引用:1]
[3] 沈烽. ePS供应商评分系统在医院药品采购管理体系中的应用[J].中国药房,2014,25(1):32-33.
[本文引用:1]
[4] 王德传. 基层医院药品库零库存管理[J]. 中国现代药物应用,2010,4(14) :254-255.
[本文引用:1]
[5] 金樑. 电子化药品物流平台在小包装中药饮片药库物流管理中的应用[J].中国药房,2013,24(3):271-272.
[本文引用:1]
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金樑
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